Dokumentscanning og digital konvertering
EN MERE DIGITAL ARBEJDSPLADS
Digitalisering forbedrer alle dine forretningsgange ud fra et helhedsperspektiv.
Udnyt vores omfattende netværk af digitaliseringscentre, og sæt skub i overgangen til en mere digital arbejdsplads med vores omfattende løsninger til:
- Scannings- og indekseringstjenester
- Sikre lagringsløsninger
- Automatiserede arbejdsgange
MED VORES SMARTE, EFFEKTIVE OG ENKLE LØSNINGER KAN DU:
- Fjerne papir fra dine processer og arbejdsgange
- Effektiviser forretningsgange
- Forøg medarbejdernes effektivitet og produktivitet
- Reducer risikoen for tab af informationer i din organisationen
TJENESTER, VI TILBYDER
ADMINISTRER DIN ORGANISATIONS INDGÅENDE POST NEMT OG FLEKSIBELT
Covid-19 har tvunget vores organisationer til at genoverveje de daglige rutiner. Den fysiske tilstedeværelse på arbejdspladsen er blevet stærkt begrænset, og store dele af arbejdsstyrken er blevet tvunget til at arbejde på afstand.
Hos Iron Mountain forstår vi de uventede udfordringer, din organisation kan støde på, når arbejdspladsen over natten decentraliseres til et virtuelt hjemmekontor.
Vitale e-mails såsom fakturaer, kreditnotaer og anden korrespondance leveres stadig til kontoret, men dit team kan ikke være tilstede og modtage posten. For nogle kan et ubemandet “postrum” og manglende adgang til kritiske dokumenter gøre arbejdet vanskeligere, og forringe tjenesten. Det er vigtigt, at du har adgang til alle disse resultater, også i krisesituationer, og at du har en løsning klar, der hurtigt kan implementeres.
Med Iron Mountain's digitale posthåndteringstjeneste har din organisation fortsat adgang til kritisk post, også når omstændighederne ændrer sig hurtigt.
Når vi omdirigerer din virksomheds post til Iron Mountain, modtager og åbner vores ekspertteam din mail på vores sikre anlæg. Den fysiske post scannes derefter og gøres tilgængelig i vores digitale mail management system, der distribuerer dokumenterne til den rigtige afdeling og den rigtige bruger.
Løsningen er skalerbar og kan tilpasses organisationens specifikke behov.
Til organisationer, der scanner posten selv, kan vi tilbyde en mail-løsning, hvor organisationen scanner og e-mailer dokumenterne til os. Vi sikrer derefter, at den scannede post gøres tilgængelig i vores digitale posthåndteringssystem og sikrer, at posten kommer til det rette sted. På denne måde stilles vigtige dokumenter til rådighed for hele din arbejdsstyrke i deres hjem, mens medarbejderne begrænser unødvendig menneskelig kontakt.
TIDEN ER KOMMET TIL, AT DIN VIRKSOMHED BLIVER HELT DIGITAL
Fjern den unødvendige tid, der bruges på at behandle dokumenter med fysisk papir, som fører til øget risiko for integritet, sikkerhed og overholdelse af regler og standarder.
Vi på Iron Mountain kan hjælpe dig med at skære ned på papirarbejdet ved at:
- Minimere mængden af fysiske dokumenter på din arbejdsplads
- Strømline og sætte farten op på langsomme og tidskrævende processer
- Scanne, indeksere og konvertere dine papirdokumenter
Vi arbejder sammen med dig om at identificere de processer, hvor papiret kommer ind i din organisation, og derefter etablere et program til at reducere og begrænser mængden af indgående papirdokumenter på din arbejdsplads.
Vi omdirigerer dine papirdokumenter til en af Iron Mountains-faciliteterne, hvor de scannes, indekseres og konverteres digitalt. Dine medarbejdere vil derefter have direkte adgang til det digitale dokument i dit system.
Uanset om dit mål er at stoppe strømmen af indgående papirpost på tværs af organisationen eller at fjerne papir fra bestemte processer eller afdelinger, kan vi hjælpe dig med at realisere dine mål.
Få mere at vide om, hvordan vores digitale posthåndteringstjeneste kan hjælpe dig med at blive frigjort for papirpost.
HURTIG OG NEM ADGANG TIL EKSTERNT GEMTE DOKUMENTER
Mange virksomheder i dag er nødt til at beskæftige sig med stadig mere komplekse informationskrav på grund af en voksende mobil arbejdsstyrke og voksende regelsæt. Har du fysiske filer gemt i et af Iron Mountains sikre arkivanlæg, som du skal have adgang til for at holde din virksomhed kørende? Har du og dit team brug for en måde til at få adgang til informationerne i dine filer og bokse, når I arbejder eksternt og ikke er i stand til at modtage fysiske leverancer?
Ved at kombinere Iron Mountain's scanningsekspertise og etablerede infrastruktur gør vi det muligt for din organisation hurtigt at få adgang til alle de data, du har brug for, i digitalt format. Du kan få adgang til alle dine nyligt digitaliserede dokumenter, og dine medarbejdere kan arbejde eksternt.
SÅDAN FUNGERER DEN DIGITALE ADGANGSTJENESTE
Iron Mountain's sikre digitale adgangtjeneste kan abonneres af vores kunder, der ønsker at digitalisere store mængder fysiske dokumenter, der i øjeblikket arkiveres i Iron Mountains arkivanlæg. Når dine dokumenter er blevet digitaliseret, er de tilgængelige via krypteret adgang.
Iron Mountains dygtige personale omfatter eksperter med de erfaringer, infrastrukturer og processer, der kræves for at scanne, indeksere og kvalitetssikre dine dokumenter og opfylde dine specifikke behov. Se flere informationer nedenfor om, hvordan tjenesten fungerer.
TIDEN ER KOMMET TIL AT DIGITALISERE DIN VIRKSOMHED
Vi hjælper dig med at skabe en hurtig og effektiv proces, der konverterer dine papirdokumenter til et digitalt format. Det gør det nemmere for dig at få adgang til de dokumenter, du skal bruge, og reducerer dine omkostninger til datalager. Med scanning kan du:
- Få værdifulde data og indsigter fra dine gamle dokumenter til at træffe bedre forretningsbeslutninger
- Få adgang til dine vigtige informationer digitalt uden at skulle udsætte den oprindelige version for tab af informationer
Hos Iron Mountain har vi stor erfaring med at udføre scanningsprojekter, hvor vi tager det samlede ansvar og for eksempel downloader, scanner, leverer billeder og arkiverer. Mange af vores kunder vælger ofte i første fase at scanne deres historiske materiale og derefter overgå til en kontinuerlig scanningsproces, som vi håndterer.
