DOKUMENTSCANNING OG DIGITAL ARKIVERING

Iron Mountain er specialister i sikker opbevaring af virksomhedens data, med vores erfaring inden for digitaliseringsprojekter, kan vi tilbyde digitale arkiveringsløsninger, der er tilpasset præcis jeres behov i virksomhed.

Kontakt os

DOKUMENTSCANNING OG DIGITAL ARKIVERING

Kontakt os

Med dokumentscanning og digital arkivering

Vil sikre at din virksomhed er en digital arbejdsplads i fremtiden. Sikker dokument scanning og digital arkivering, er de første skridt mod en digital transformation af en virksomhed.

Virksomheder håndterer dagligt mange forskellige dokumenter. Der kan være tale om dokumenter såsom fakturaer, kvitteringer, aftaler, kontrakter, projekter, dokumentation og forskellige journaler. Mængden af dokumenter, kan let komme til at fylde en ikke ubetydelig del. Arkivet bliver ikke mindre af, at flere af dokumenterne skal gemmes i et bestemt antal år, hvilket resulterer i en hel del papirarbejde. Det kræver også at virksomheden skal have et fysisk plads til opbevaring af arkivet. Det er både en tidskrævende og ressourcekrævende opgave, hvis man skal have et optimalt fungerende arkiv. Vi vil gerne hjælpe dig med at løse denne opgave på en smartere måde. Hos Iron Mountain er vi specialister i opbevaring af arkiver og scanning af dokumenter.

Nemt overblik over din virksomheds fakturaer, journaler og dokumenter
Hurtigt overblik over virksomhedens arkiv

Undertiden skal man i en virksomhed være i stand til hurtigt at finde et bestemt dokument eller stykke information. Det kan nogle gange godt vise sig at være et større problem, hvis virksomhedens dokumenter er spredt ud over forskellige systemer, som filservere, Dropbox, Google Drive og fysiske arkiver på kontoret. Du kan forenkle og strømline din virksomheds forretningsprocesser gennem digitalisering og automatisering. Ved hjælp af digitalisering, kan du samle alle virksomhedens dokumenter ét sted. Derved bliver al information øjeblikkeligt tilgængeligt, når du har brug for det. Du slipper også for omkostningerne til fysisk opbevaring. Derudover kan der skæres ned på arkiveringsarbejdet, hvor der er risiko for både menneskelige fejl og for at nogle dokumenter forsvinder.

Digital arbejdsplads

Med digital arkivering kan du tage de første skridt mod en digital arbejdsplads, hvor du har den mest sikre opbevaring af virksomhedens data, der er funktionelt på tværs af organisationen, idet dokumenterne er tilgængelige digitalt.

Det bliver mere og mere almindeligt, at medarbejdere arbejder hjemmefra eller på farten. Dermed stiller det naturligvis også krav til virksomhedens håndtering af deres dokumenter. For at kunne have en optimalt fungerende digital arbejdsplads, er det ikke nok at medarbejderne har adgang til virksomhedens systemer, men også til alle virksomhedens dokumenter. En digitaliseret arbejdsplads skaber værdi for virksomheden, da det betyder, at arbejdsprocesserne bliver både hurtigere og mere sikre. Hos Iron Mountain tilbyder vi blandt andet digital arkivering af virksomhedens arkiver og dokumentscanning, hvilket betyder, at al information hurtigt og nemt bliver digitalt tilgængeligt for dig og dine medarbejdere. Hurtig adgang til dokumenter sparer meget tid og derved også penge.

Ved at sikre, at medarbejdere i din virksomhed får adgang til virksomhedens dokumenter digitalt, optimeres arbejdsprocesserne og samtidig minimeres risikoen for fejl og misforståelser. Ved at bruge et samlet digitalt arkiv, vil oplysningerne være nemme at udveksle og hurtige at tilgå for alle dem i virksomheden, der har behov for det. Der vil ikke blot være tale om en digital scanning af virksomhedens dokumenter, men en digital transformation af hele virksomhedens arbejdsprocesser. Du får samtidig skabt et godt overblik, når arkivet er samlet ét sted i stedet for i flere forskellige systemer. Hos Iron Mountain udfører vi forskellige typer scanning af dokumenter og fører din virksomhed sikkert ind i fremtiden, da dine oplysninger bliver tilgængelige digitalt.

Adgang hvor som helst

Ved at implementere digital arkivering af virksomhedens forretningskritisk information og dokumenter, vil man sikre at dokumenterne er tilgængelige og struktureret, som bidrager til at optimerer arbejdsprocesserne, idet medarbejderne har let adgang til dokumenterne, hvor som helst de sidder.

At tage skridtet til at få din virksomhed digitaliseret har aldrig været så vigtigt, som det er nu. Muligheden for at få scannet virksomhedens dokumenter og få skabt et digitalt arkiv, er med til at skabe fundamentet for en digital arbejdsplads. Hos Iron Mountain giver vi dig sikker digital arkivering og gør din virksomheds informationer let tilgængelige for alle medarbejdere. Ligegyldigt, hvor de befinder sig. Det strømliner arbejdsprocesserne og kan være med til at skabe en merværdi for din virksomhed. Vi har en række tjenester, der kan integreres på kryds og tværs. På den måde får dine medarbejdere tilgang til al relevant information på en hurtig og problemfri måde, hvor som helst de befinder sig.

Alle medarbejdere får hurtig og problemfri adgang til relevante dokumenter
Strømlin arbejdsprocesserne

Opbevaring af dit arkiv

Med digital opbevaring af virksomhedens data, undgår man at værdifulde data kan gå tabt, som kan ske, f.eks når dokumenterne er papirbaseret og bearbejdes manuelt. Med sikker opbevaring af virksomhedsdata hos Iron Mountain, er din sikkerhed for korrekt arkivering, der overholder de lovgivningsmæssige krav.

Ofte er der strikse krav til, hvor mange år en virksomheds oplysninger og dokumenter skal gemmes. Det kan være, at din virksomhed vælger at rette sig efter de lovgivningsmæssige krav til opbevaring af oplysninger. Men flere og flere virksomheder har mere strikse interne regler, der kræver opbevaring i endnu flere år. Når dokumenter skal gemmes i et vist antal år, medfører det tidskrævende arkivering og bunker af papirer, der optager plads i virksomhedens lokaler. Med digital arkivering hos Iron Mountain flytter vi din virksomheds arkiverede papirer til et digitalt format. Hvis du har dokumenter, der skal gemmes i fysisk form, hjælper vi også gerne. Vi kan tilbyde sikker opbevaring kombineret med vores mere end 70 års erfaring inden for området.

Korrekt og sikker opbevaring af din virksomheds data
Mulighed for opbevaring af fysiske dokumenter

Sikker dokumentscanning og digital arkivering

Med digital arkivering og sikker dokumentscanning, optimerer man de tidskrævende arbejdsprocesser, idet dokumentscanning og digital arkivering strømliner arbejdsgangen i alle arbejdsprocesser i hele organisationen.

Mange myndigheder og virksomheder, såsom advokatfirmaer og banker håndterer daglig dokumenter med særligt følsomme oplysninger. Derfor er der behov for en sikker og troværdig samarbejdspartner, når dokumenter og arkiver skal digitaliseres. Scan dokumenter og arkiver sikkert og hurtigt hos Iron Mountain. Vi kommer gerne ud til din virksomhed og gennemgår dit arkiv. Vi sørger for sikker transport af dine dokumenter, når vi tager dem med til scanning. Vores personale har både den nødvendige uddannelse og sikkerhedsklassifikation, der kræves for at håndtere og scanne dokumenter med følsomme oplysninger. Når dokumenterne scannes, markeres de som indeholdende følsomme oplysninger. Med autorisationskontrol, sikres det, at kun den rigtige afdeling får adgang til følsomme dokumenter.

Stor ekspertise inden for dokumentscanning og digital arkivering

Iron Mountain har ekspertise i at digitalisere virksomhedernes dokumenter, fra data opbevaring, digital arkivering, til sikker dokumentscanning. Vi tilbyder en bred vifte af digitalisering løsninger til mange forskellige brancher.

Vores store ekspertise betyder derfor, at vi kan leverer smarte, effektive og enkle løsninger, der er tilpasset virksomhedernes specifikke behov.

Hos Iron Mountain har vi stor ekspertise i at digitalisere virksomheders dokumenter og automatisere forretningsgange. Vi har over 230.000 kunder fordelt på hele 53 lande. Vi hjælper ikke alene kunderne med deres dokumenter, men også med deres informationsstyring. Da vi har så stor en kundegruppe, har vi også omfattende erfaring med at styre information i alle brancher. Det er din sikkerhed for, at du ved at bruge Iron Mountain som samarbejdspartner, vælger rigtigt. Vi er specialister i digitalisering af virksomheder. Om du er en bank, et advokatfirma, en kommune eller noget helt andet, har vi den ekspertise, der skal til, for at løse dine behov. Vores opgave er, at gøre det let for dig som kunde.

Løsning til dine behov

Vores fokus er at sikre, at du som kunde får den løsning, der passer til dit behov. Vores forskellige digitale arkiveringsløsningerne og sikker dokumentscanning, afspejler de individuelle behov, der efterspørges på markedet.

Ikke en virksomhed har samme behov, og derfor tilbyder vi den løsning, der passer bedst til din virksomhed.

Hos Iron Mountain har vi mulighed for at skræddersy vores dokumentscanning til at passe til lige netop dine forretningsbehov. Vi udfører mange forskellige typer scanning. Vi skræddersyr vores løsninger til din virksomheds individuelle behov. Selvfølgelig tager vi altid højde for love og regler såsom GDPR, der skal overholdes for din branche. Vores løsninger er fleksible og kan let skaleres både op og ned alt efter din virksomheds behov. Du vælger, om vi skal foretage en arkivscanning eller scanne løbende. Vi kan både scanne dagligt, flere gange om ugen eller en gang om måneden. Uanset hvor ofte du ønsker at scanne dokumenter, bliver alle dokumenter hurtigt tilgængeligt for dig og kan deles med alle i din virksomhed.